Die Lieferantenerklärung wird digitaler – was Unternehmen ab 2028 erwartet

 Die Lieferantenerklärung wird digitaler – was Unternehmen ab 2028 erwartet

Lieferantenerklärungen gehören für viele Unternehmen zum Alltag. Sie bilden häufig die Grundlage dafür, dass ein Exporteur den Präferenzursprung seiner Waren nachweisen und bei der Ausfuhr Präferenznachweise ausstellen kann.

In der Praxis werden Lieferantenerklärungen heute vielfach als Dokument – beispielsweise als PDF – zwischen Lieferanten und Kunden ausgetauscht. Anschließend müssen die darin enthaltenen Informationen geprüft, verwaltet und gegebenenfalls in ERP- oder Präferenzsysteme übernommen werden.

Mit der Durchführungsverordnung (EU) 2026/1183 hat die Europäische Kommission die Verfahrensregeln zum Präferenzursprung umfassend überarbeitet. Ein wesentliches Ziel ist die weitere Digitalisierung der Ursprungsnachweise und der damit verbundenen Verfahren. Neben der Lieferantenerklärung betrifft dies insbesondere das REX-System und das neue EU-System für elektronische Ursprungsnachweise EU e-PoC.

Lieferantenerklärung künftig stärker datenorientiert

Eine wesentliche Änderung betrifft die Form der Lieferantenerklärung.

Auch künftig kann sich eine Lieferantenerklärung entweder auf eine einzelne Sendung oder auf mehrere Sendungen identischer Waren innerhalb eines bestimmten Zeitraums beziehen. Neu geregelt wird jedoch, wie die dafür notwendigen Informationen bereitgestellt werden können.

Die Lieferantenerklärung kann künftig auf jede Art und Weise ausgefertigt und ausgetauscht werden, die Lieferant und Kunde für geeignet halten. Ausdrücklich genannt wird dabei auch der Einsatz elektronischer Datenverarbeitung.

Gleichzeitig werden die notwendigen Angaben in Anhang 22-15 als standardisierte Datenelemente definiert. Für die einzelnen Datenelemente wird unter anderem festgelegt, ob sie obligatorisch oder optional sind und ob sie die gesamte Erklärung oder eine einzelne Warenposition betreffen.

Damit steht künftig weniger ein bestimmtes Formular im Mittelpunkt, sondern die strukturierte Bereitstellung der erforderlichen Ursprungsinformationen.

Was bedeutet das konkret?

Die Digitalisierung bedeutet also nicht lediglich, dass eine bisherige Papier-Lieferantenerklärung künftig als PDF verschickt wird.

Die Informationen werden vielmehr in definierte Datenelemente gegliedert. Anhang 22-15 enthält dafür beispielsweise folgende Angaben:

Dabei handelt es sich nicht um ein neues vorgeschriebenes Bildschirmformular. Die Darstellung soll lediglich verdeutlichen, wie Ursprungsinformationen künftig stärker als strukturierte Daten betrachtet werden.

Vereinfacht lässt sich die Entwicklung so darstellen:

Heute häufig

Lieferantenerklärung als Dokument
→ Übermittlung, beispielsweise per E-Mail
→ Prüfung durch den Kunden
→ gegebenenfalls manuelle Übernahme der Daten

Künftig stärker datenorientiert

strukturierte Ursprungsinformationen
→ elektronischer Austausch
→ elektronische Weiterverarbeitung

Der entscheidende Wandel besteht somit nicht einfach darin, Papier durch PDF zu ersetzen. Ursprungsinformationen werden so strukturiert, dass ihr elektronischer Austausch und ihre elektronische Verarbeitung erleichtert werden.

Auch die Überprüfung der Lieferantenerklärung ändert sich

Nicht nur die Form der Lieferantenerklärung wird neu geregelt. Auch das bisherige Überprüfungsverfahren verändert sich.

Die bisherigen Artikel 62 bis 65 UZK-IA werden gestrichen. Damit entfällt auch das bisherige INF-4-Verfahren.

Künftig erfolgt die Überprüfung unmittelbar im Rahmen der Verwaltungszusammenarbeit zwischen den Zollbehörden der Mitgliedstaaten. Grundsätzlich sind die Zollbehörden am Ort der Niederlassung des Lieferanten für die Überprüfung der von diesem ausgestellten Lieferantenerklärungen zuständig.

Die Zollbehörde am Ort des Kunden kann die zuständige Behörde im Mitgliedstaat des Lieferanten um eine Überprüfung ersuchen.

Dafür gilt eine klare Frist: Das Ergebnis muss spätestens 120 Tage nach dem Prüfungsersuchen mitgeteilt werden. Geht innerhalb dieser Frist keine Antwort ein oder reichen die übermittelten Informationen nicht aus, um die Ordnungsmäßigkeit der Lieferantenerklärung zu bestätigen, wird die Erklärung bei der Bestimmung der Ursprungseigenschaft der betreffenden Waren nicht berücksichtigt.

Neue Informationspflicht für Lieferanten

Auch für den Lieferanten selbst enthält die Neuregelung eine wichtige Verpflichtung.

Stellt dieser fest, dass eine abgegebene Lieferantenerklärung unrichtig ist oder für einige oder alle erfassten Lieferungen nicht mehr gilt, muss er den Kunden unverzüglich darüber informieren. Dies betrifft sowohl bereits erfolgte als auch noch bevorstehende Lieferungen.

Damit gewinnt ein funktionierendes Lieferantenerklärungsmanagement zusätzlich an Bedeutung. Eine einmal ausgestellte Erklärung lediglich abzulegen, reicht nicht aus, wenn sich die zugrunde liegenden Verhältnisse ändern.

Der nächste Digitalisierungsschritt: EU e-PoC

Die Neuregelung der Lieferantenerklärung ist Teil einer umfassenderen Digitalisierung der Präferenzabwicklung.

Mit dem EU electronic Proof of Origin Certificate system – EU e-PoC wird eine elektronische Infrastruktur für Ursprungsnachweise und die Zusammenarbeit der Zollbehörden geschaffen.

Ab 26. Juni 2030 müssen Wirtschaftsbeteiligte e-PoC für Anträge auf Warenverkehrsbescheinigungen EUR.1 im Rahmen des PEM-Übereinkommens verwenden. Die Zollbehörden der Mitgliedstaaten stellen diese EUR.1 dann ebenfalls über e-PoC aus.

Für Lieferantenerklärungen ist ein anderer Aspekt besonders interessant: Ab demselben Zeitpunkt müssen die Zollbehörden e-PoC verwenden oder ihre nationalen Systeme daran anbinden, um die Verwaltungszusammenarbeit innerhalb der EU abzuwickeln. Dazu gehört ausdrücklich auch die Überprüfung von Lieferantenerklärungen.

Die weitere Einführung erfolgt stufenweise. Der elektronische Austausch bestimmter EUR.1 mit PEM-Vertragsparteien ist beispielsweise – abhängig vom jeweiligen Abkommen – frühestens ab 2032 vorgesehen; weitere automatisierte Funktionen folgen 2033.

Wann kommen die Änderungen?

Bei den verschiedenen Terminen ist eine genaue Unterscheidung wichtig.

Die Durchführungsverordnung (EU) 2026/1183 wird grundsätzlich ab 23. Dezember 2027 angewendet.

Für die neuen Vorschriften zur Lieferantenerklärung, das neue Überprüfungsverfahren und den neuen Anhang 22-15 wurde den Unternehmen und Zollverwaltungen jedoch zusätzliche Vorbereitungszeit eingeräumt. Diese Bestimmungen werden erst ab 23. Juni 2028 angewendet.

Wesentliche Funktionen von EU e-PoC folgen ab 26. Juni 2030.

Was sollten Unternehmen bereits heute beachten?

Bis Juni 2028 bleibt noch Zeit. Dennoch lohnt es sich insbesondere für Unternehmen mit einer großen Zahl an Lieferantenerklärungen, die weitere Entwicklung frühzeitig zu verfolgen.

Dabei stellen sich unter anderem folgende Fragen: Wo entstehen im Unternehmen die für Lieferantenerklärungen erforderlichen Ursprungsdaten? Wer ist für ihre Richtigkeit verantwortlich? Wie werden Lieferantenerklärungen erstellt, geprüft und überwacht? Und wie werden die Informationen heute in ERP- oder Präferenzsystemen verarbeitet?

Auch die Qualität der Stammdaten gewinnt weiter an Bedeutung. Denn die Digitalisierung funktioniert nur dann zuverlässig, wenn die zugrunde liegenden Ursprungsinformationen korrekt und nachvollziehbar sind.

Fazit

Die Lieferantenerklärung bleibt erhalten – aber die Art, wie mit ihren Informationen umgegangen wird, verändert sich.

Mit standardisierten Datenelementen, elektronischen Austauschmöglichkeiten, einem neuen behördlichen Überprüfungsverfahren und dem späteren EU-e-PoC-System bewegt sich die Präferenzabwicklung zunehmend von einem dokumentenorientierten zu einem datenorientierten Prozess.

Für Unternehmen besteht damit zwar noch kein unmittelbarer Umstellungsbedarf. Die Neuregelung zeigt jedoch deutlich, wohin die Entwicklung geht: Ursprungsinformationen werden digitaler, strukturierter und leichter elektronisch verarbeitbar.