Automatisierung der Zolltarifierung mit KI – von der Zettelwirtschaft zur Compliance in Echtzeit: Vom Excel-Chaos zur Compliance-Sicherheit

Warum setzen viele Unternehmen im Jahr 2025 noch immer auf Excel, wenn es um Zolltarifierung geht?
Die Realität in vielen exportstarken Industrieunternehmen sieht so aus: Kleine Zollabteilungen mit vier bis zehn Mitarbeitern stemmen täglich komplexe Aufgaben – von der Klassifizierung hunderter Produkte bis hin zur Einhaltung internationaler Vorschriften. Dazu kommt die persönliche Haftung der Verantwortlichen, etwa in Österreich. Fehler können hier nicht nur teuer, sondern existenzbedrohend werden.

SAP S/4HANA bietet zwar mit dem Modul International Trade eine Basis, um statistische Warennummern und Zolltarifnummern zu pflegen. Doch die Praxis zeigt: Der Prozess bleibt manuell, aufwendig und fehleranfällig.

• Unterschiedliche Kapitel und Nomenklaturen in verschiedenen Ländern.

• Jede Tarifierung ist „eine Wissenschaft für sich“ – und ohne Expertenwissen kaum zu bewältigen.

• Hoher Zeit- und Ressourcenaufwand für kleine Teams.

• Fehlende Dokumentation im SAP-Standard: Wie die Tarifnummer entstanden ist, lässt sich nicht nachvollziehen.

Das Ergebnis: Prozesse dauern zu lange, sind nicht revisionssicher und binden wertvolle Ressourcen.

KI als Gamechanger: Automatisierte Tarifierung mit traide AI

Die Lösung liegt in der Automatisierung – konkret in der Nutzung von Künstlicher Intelligenz.

Die KI von traide AI orientiert sich am Vorgehen menschlicher Zollexperten. Auf Basis der Produktbeschreibung werden relevante Datenquellen herangezogen: Verbindliche Zolltarifauskünfte (vZTA), Zollentscheidungen, Anmerkungen und Erläuterungen. Daraus ermittelt die KI die passende Zolltarifnummer – inklusive rechtlicher Begründung, die später gegenüber Behörden genutzt werden kann.

Wichtig: Die KI arbeitet nicht nach starren Regeln, sondern nutzt Deep-Learning-Modelle, die speziell für die Tarifierung trainiert wurden. Dadurch lassen sich komplexe Warenbäume abbilden, unabhängig von Branche und Unternehmensgröße.

Die Arbeitsweise lässt sich in zwei Bahnen einteilen:

• Fast Lane: Produkte mit hoher Klassifikationssicherheit werden automatisiert verarbeitet.

• Expertenmodus: Unsichere oder interpretierbedürftige Fälle werden herausgefiltert und dem Zollteam vorgelegt.

Das Ergebnis: Geschwindigkeit bei gleichzeitiger Compliance-Sicherheit.

„Es ist nicht möglich, 100 % zu automatisieren – aber KI filtert die schwierigen Fälle und beschleunigt den Rest.“

Dass der Ansatz funktioniert, zeigt die Kundenbasis: Bereits über 150 Industrieunternehmen aus verschiedensten Branchen vertrauen auf die Lösung.

Nahtlose SAP-Integration mit pClassifyAI von prodata

Doch wie gelangen die KI-Ergebnisse aus traide AI zurück ins SAP-System – und zwar ohne Medienbrüche?

Hier setzt pClassifyAI an. Das Add-on integriert die Tarifierung direkt in SAP S/4HANA, egal ob on-premises oder in der Private Cloud.

Die Architektur ist klar strukturiert:

• pClassifyAI läuft im SAP-System und nutzt Standard-Datenbanktabellen.

• Ein SAP-Connector sorgt für die sichere Kommunikation mit traide AI (via OAuth2, HTTPS).

• Zwei Fiori-Apps ermöglichen die Arbeit im gewohnten SAP-Umfeld:

  1. Produkte klassifizieren und an traide AI übergeben.

  2. Tarifnummern prüfen und in den SAP-Standard zurückschreiben.

Dabei bleibt das Vier-Augen-Prinzip erhalten: Tarifierungen landen nicht ungeprüft im System, sondern können bei Bedarf durch autorisierte Mitarbeiter freigegeben werden.

Welche Daten werden übergeben? Die Liste ist umfangreich – von Materialnummer, Warengruppe und Abmessungen bis hin zu Gefahrstoffnummer, Einkaufsbestelltext und Materialklassen. Das sichert eine fundierte und transparente Klassifikation.

„Man arbeitet im SAP wie gewohnt – und merkt gar nicht, dass es ein Zusatztool ist.“

Anwendungsszenarien & Markt-Insights

• Beispiel Einzelprodukt: Eine falsche manuelle Tarifierung im SAP wurde durch die KI erkannt und mit hoher Wahrscheinlichkeit korrigiert.

• Massentarifierung: Mehrere hundert Produkte lassen sich gleichzeitig klassifizieren – ein Prozess, der manuell Tage dauern würde.

• Alternative Nutzung: Auch ohne SAP-Anbindung können CSV- oder Excel-Uploads genutzt werden. Zudem ist eine Ad-hoc-Tarifierung einzelner Produkte möglich.

• Globale Abdeckung: Aktuell sind EU, Schweiz und USA integriert. Länder wie China, Indien oder Mexiko folgen bald.

• Behördliche Akzeptanz: In Deutschland wurde die Lösung bereits in die E-Zoll-App der Generalzolldirektion integriert.

Damit zeigt sich: KI-gestützte Tarifierung ist nicht nur theoretisch möglich, sondern bereits in der Praxis erprobt und anerkannt.

Mehrwert für Unternehmen

Für exportstarke Industrieunternehmen ergeben sich klare Vorteile:

• Effizienz: Wegfall manueller Routinen, Entlastung kleiner Teams.

• Compliance: Jeder Schritt der Tarifierung ist dokumentiert, rechtlich nachvollziehbar und jederzeit prüfbar.

• Skalierbarkeit: Automatisierung reduziert den Personalbedarf – ohne Abstriche bei Qualität oder Sicherheit.

• Zukunftssicherheit: Die Lösung wächst mit regulatorischen Anforderungen und globaler Expansion.

„In Stunden war das Problem gelöst – bei anderen dauert das Tage.“